個人情報保護方針
株式会社プロティア・ジャパン（以下、「当社」という。）は､化粧品・サプリメント・健康機器の輸入及び販売、美容機器・スポーツ機器・健康食品の販売事業を行う上で、お客様とコミュニケーションを 維持し、お客様との信頼関係を築き、顧客満足を最優先に追及していくことを基本理念としております。
また、提携させて頂いている企業様からの個人情報、お客様からご提供された個人情報並びにWEBサイトで取得するお客様情報は、当社事業において最も重要な情報資産であり、取り扱う全ての個人情報の 保護について、社会的な責任であると認識し、全社を挙げて下記に従い個人情報を適切に取り扱います。
- 1. 当社は、個人情報の取得に際しては、その利用目的を特定し、当社の正当な事業の範囲内で適法かつ公正な手段により行います。
- 2. 当社は、取得した個人情報は利用目的の範囲以内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
- 3. 当社は、個人情報を第三者に委託及び提供する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定するとともに、契約等により適切な措置を講じます。
- 4. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
- 5. 当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクを認識し、その防止及び是正のための社内基準や責任体制を確立し、適正な対策を講じます。
- 6. 当社は、ご本人からの個人情報の取り扱いに関する苦情・ご相談等に対して、誠実かつ迅速に対応いたします。
- 7. 当社の役員及び従業員は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の適切な保護に努めます。 そのため「個人情報保護マネジメントシステム要求事項(JISQ15001)」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、全従業者が遵守すると共に、この継続的改善に努めます。
制定日：2013年11月1日
改定日：2024年4月1日
株式会社プロティア・ジャパン
代表取締役社長 マークC.ミンター
個人情報保護方針及び個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談等の申出先
当社の個人情報保護方針及び個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談につきましては、郵送・電話・電子メールのいずれかの方法で、下記の｢個人情報お問い合わせ窓口｣までご連絡下さい。 なお、直接ご来社頂いてのお申出はお受け致しかねますので、あらかじめご了承下さい。
個人情報お問い合わせ窓口
〒105-0001
東京都港区虎ノ門 4-1-13
プライムテラス神谷町7F
株式会社プロティア・ジャパン
個人情報お問い合わせ窓口電話：03-6361-1500（受付時間：10:00～17:00 但し、土日・祝祭日・年末年始休業日を除く）
E-mail: [email protected]
当社が所属する認定個人情報保護団体は、一般財団法人放送セキュリティセンターです。
個人情報の利用目的・委託は、「個人情報の利用目的に関する公表事項」をご参照ください。
開示等の請求手続きは、「開示等の求めに応じる手続等に関する事項」をご参照下さい。
個人情報の利用目的に関する公表事項
【 個人情報の利用目的について 】
当社では、以下の業務に関して、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を利用致します。
1. 業務内容
(1) 化粧品、サプリメント、健康機器の販売及びその輸出入業
(2) 美容機器、スポーツ機器、健康食品の販売
(3) 上記（1）（2）に付帯する一切の業務
(4) 採用業務
(5) 社員・退職者等の雇用および人事管理
2. 利用目的
(1) 化粧品、サプリメント、医療機器、美容機器、スポーツ機器、健康食品等の商品の販売及び付属業務
(2) 口頭、ダイレクトメール、メール等による商品情報の提供
(3) お問合せ・ご相談への対応
(4) 当社業務の適切かつ円滑な遂行
(5) 委託業務に関する契約の履行
(6) 当社業務に関する契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行
(7) 採用業務管理
(8) 従業者の雇用管理
(9) 事業所の安全上の確認及び事故発生時における状況の確認並びに本人への連絡のため
(10) 監視カメラ等による受付対応、セキュリティ管理のため
【 個人情報保護管理者 】
法務・コンプライアンス部 ディレクター
【 個人情報の第三者提供について 】
当社では、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはございません。 ただし、以下の場合を除きます。
(1) ご本人の同意がある場合
(2) 法令に基づく場合
(3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
(4) 利用目的の達成に必要な範囲内で、必要最低限の情報を委託先に提供する場合
【 個人情報の委託について 】
当社では、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがございます。 その場合は、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結いたします。
開示等の求めに応じる手続等に関する事項
ご本人からの求めにより、当社が保有する保有個人データの利用目的の通知・開示（開示対象には第三者提供記録を含む）・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止(｢開示等｣と言います。)にご対応させていただく場合の手続きは、下記の通りです。
【 1. 開示等の請求の申出先 】
開示等のご請求については、所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。 請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法でお願いいたします。
株式会社プロティア・ジャパン 個人情報保護管理者
TEL：03-6361-1500（受付時間：10:00～17:00 但し、土日・祝祭日・年末年始休業日を除く）
【 2. 開示等の請求における提出書面 】
開示等の求めを行う場合には、次の請求書をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、ご本人確認のための書類
1）運転免許証、 2）パスポート、 3）健康保険証、 4）年金手帳、 5）外国人登録証などの公的書類のコピー1点を同封し下記宛にご郵送下さい。
※ご本人確認の書類に｢本籍地｣が記載されている場合は、あらかじめ塗り潰した上でご提出下さい。 当社受領時に塗り潰されていない場合は、当社にて塗り潰すことにより取得しないものとさせて頂きます。
＜申請書＞
1) 個人情報、ならびに第三者提供記録の開示又は利用目的の通知をご請求される場合（有料）
個人情報の開示等の請求書（PDF：135KB）
2) 個人情報の訂正、追加及び削除、利用の停止又は第三者提供の停止をご請求される場合（無料）
個人情報の訂正・利用停止等の請求書（PDF：132KB）
＜書類の郵送先＞
〒105-0001
東京都港区虎ノ門4-1-13 プライムテラス神谷町7F
株式会社プロティア・ジャパン 個人情報お問い合わせ窓口宛
【 3. 代理人様による開示等のご請求 】
開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、前項2の書類に加えて、下記の書類をご同封下さい。
(1) 法定代理人の場合
法定代理権を有することを確認するための書類（3ヶ月以内に発行された戸籍抄本、親権者の場合は扶養家族(子)が記載された有効期間内の保険証の写し）
法定代理権を有する者であることを確認するための書類
1）運転免許証、 2）パスポート、 3）健康保険証、 4）外国人登録証などの公的書類のコピー1点
(2) 委任による代理人の場合
当社指定の委任状
個人情報開示請求に伴う委任状（PDF：68.5KB）
ご本人の印鑑証明（3ヶ月以内のもので、委任状に押印したもの1点）
【 4. ご請求に関する手数料 】
利用目的の通知又は内容の開示の求めに限り、1回の申請につき、800円の手数料を申し受けます。 800円分の郵便切手を申請書類に同封してください。 手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、 開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。
【 5. 開示等のご請求に対する回答方法 】
ご依頼に基づく通知、開示につきましては、電磁的記録の提供も含めてご本人が指定した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）によってご回答いたします。
【 6. 開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的 】
開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。
【 7. 開示等のご依頼にお応えできない場合 】
次に定める場合は、開示等のご請求にお応えできかねますので、あらかじめご了承ください。
1. ご提出頂いた書類に不備があった場合
2. ご本人の確認が出来ない場合
3. 代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
4. 当社の保有している個人情報に該当しない場合
5. 他の法令に違反することとなる場合
【 8. 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先 】
保有個人データの取扱いに関する苦情は、下記までお申し出下さい。
管理者 株式会社プロティア・ジャパン 個人情報お問い合わせ窓口宛
TEL：03-6361-1500（受付時間：10:00～17:00 但し、土日・祝祭日・年末年始休業日を除く）
【 9. 安全管理措置】
弊社が保有する個人データ（当社が取得し、または取得しようとしている個人情報であって、当社が個人データとして取扱うことを予定しているものを含む）について講じている安全管理措置に関する情報は、ご請求をされた方がご本人であることを確認の上開示します。 ただし弊社通常業務に著しい支障が生じる場合、法令の定めに反する恐れがある場合、個人情報の安全管理に支障を及ぼす恐れがある場合においてはお客様のご請求内容通りに対応出来ないことがあります。 個人情報お問合せ窓口までお問合せください。
個人情報の取得について
株式会社プロティア・ジャパン（以下、「当社」と言います。）では、当社が運営するエンビロンサイト（以下、「本サービス」といいます。）のご利用及び会員登録に際し、当社プライバシーポリシーおよび下記の「個人情報の取得について」（以下、「当個人情報の取得について」と言います。）に基づき、お客様の個人情報を取り扱います。お客様が、当社が運営する本サービスをご利用されるためには、当社プライバシーポリシーおよび下記の当個人情報の取得についてを熟読の上、内容に同意していただく必要があります。同意いただけない場合は、本サービスへのアクセスおよび本サービスのご利用はお断りいたします。
1. 事業者の名称
株式会社プロティア・ジャパン
2. 個人情報保護管理者
株式会社プロティア・ジャパン 法務・コンプライアンス部 ディレクター
連絡先[email protected]
3. 個人情報の利用目的
- 商品・サービス・キャンペーンのお申し込み受付、発送、提供、アフターサービスなど、お客様サポートのため
- 本人確認、商品・サービス・キャンペーンの利用・代金請求等に関する連絡のため
- 本サービス内で定める会員特典の発行・計算・利用等、本サービスの円滑な運営のため
- ダイレクトメールの発送等、商品・サービス・キャンペーンに関する案内・販売促進活動のため
- お客様へのサービスの向上を図るために行うアンケートやモニター調査にご参加いただくため
- 商品・サービスの販売・利用状況等のマーケティング分析及び分析データの提供のため
- 本サービスへのお問い合わせ、照会に対する回答のため
- 当社が提供する商品・サービスの向上のため
4. 個人情報の第三者提供について
当社は、当社と取引契約（個人情報の取り扱いに関する契約条項も含みます）のある認定セラピストやサロンなど（以下、「代理店」といいます。）からカウンセリングサービスを受けていただけることが可能など、お客様にとって本サービスをよりご満足して有効にご利用いただくことを目的として、以下のお客様の情報をお客様が指定した以下の代理店に提供します。
＜提供するお客様情報の項目＞
本サービスに関わる、お客様の氏名、電話番号、製品購入情報、ポイント履歴
＜提供する第三者と方法＞
お客様が本サービスを利用される際の会員登録時に、お客様が選択、指定され同意を頂いている代理店、またはお客様が当社商品を店頭でご購入され、当該商品を販売した代理店に対してのみ電子的な方法により情報提供を行います。
また、お客様より、電話、メール等でご相談を受けた際に承った要配慮個人情報（健康状況、既往歴、肌の状態等の個人情報）については、お客様により有益なご返答をさせていただくことおよび製品の品質向上、製品開発を目的として、製品のメーカーに以下の情報を提供することがあります。
＜外国にある第三者への提供と方法＞
製品のメーカーである南アフリカのEnviron Skin Care社に、個人情報保護マネジメントシステムに準拠し、データで提供します。南アフリカの個人情報保護法（Protection of Personal Information Act）は、欧州GDPR規制を参考として2021年７月に全面的に施行されております。https://www.popiact-compliance.co.za/
個人情報委員会から、以下の通り南アフリカ共和国の法制度の調査結果が公表されています。
https://www.ppc.go.jp/files/pdf/south_africa_report.pdf
＜外国にある第三者へ提供するお客様情報の項目＞
ご相談を受けた内容の内、年齢、健康・生活状況、使用製品、使用方法、既往歴、肌トラブル、その他法令等により提供が認められている場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはございません。
5. 委託先への開示
- 商品の発送等一部の業務を委託するため、個人情報を開示する場合がございますが、この場合、委託先との間で個人情報保護の契約を締結し、適切な監督を行います。
- 当社のためにカスタマイズ広告を提供する第三者のターゲット広告業者にお客様の個人情報を開示する場合があります。当社は、適用法により許容される場合、こうしたサービスを利用して、インターネット（ソーシャルメディアを含みます）においてお客様の関心事項に合わせて広告をカスタマイズする目的で、当社が保有する情報と、当該業者のデータベース内にある個人情報を合致させます。詳細については、こちらをご覧ください。お客様は、当社のプラットフォームの該当する設定を用いることで、当該広告を停止することができます。
6. クレジットカード情報の取り扱いについて
会員登録時にお客様から提供されるクレジットカード番号等のクレジットカード情報については、お客様が登録する時点より当社が契約したクレジットカード決済代行会社が直接、入力の手続き及び保持・管理する仕組みを採用しており、当社はお客様のクレジットカード情報を取得・保持・管理いたしておりません。
7. クッキー等、本人が容易に認識できない方法での取得について
本サービスの一部ページでは現在法が定めるクッキー法律に従った範囲でクッキー（cookie）を利用することがあります。クッキーにより会員の個人情報を侵害することはありません。クッキーはブラウザの設定で、受け入れないように変更できますが、その結果、本サービスの一部ページを正常にご利用になれない場合がございます。なお、当仕様に係る法令等の改正が行われた場合は適宜、該当する法令等に準拠した仕様に変更させていただきます。
8. 個人情報の開示等お客様の権利について
適切な事由の場合は、個人情報の利用目的の通知、開示、追加、訂正、削除、利用の停止、消去、第三者への提供停止、第三者提供記録の開示に応じますので、個人情報保護管理者までご連絡ください。
株式会社プロティア・ジャパン